p2mozisoft

Teller szoftverünkben a következő segítségeket találjuk vevői bizonylatok (számla, szállító, munkalap, rendelés, árajánlat) készítésekor. Egy kis segítséget kapunk az „Egyéb” gomb használatával. Mikor hasznosak ezek a segítségek? Gondolom egy 100-200 soros számlát senki sem módosít tételesen, mert pl. más kedvezményt kellett volna megadni.
Nézzük át a segítségeket:

„Költség szétosztása” az összes eddig felvitt tételre egy pozitív számot oszthatunk (pl. mert ezzel az összeggel akarjuk növelni a számla végösszegét, vagy mert, egy terméket nem akarunk feltüntetni a számlán, csak az értékét stb.).

„Kedvezmény szétosztása” a költség szétosztás ellenkezője. Ilyenkor a megadott összeggel csökkentjük a bizonylat végösszegét (pl. mert egy konkrét összeggel akarjuk csökkenteni a számla végösszegét).

„Felár beállít” az összes tételnél beállítja a megadott felárat (elég az összes tétel rögzítése után megadnunk a felárat, majd megkapjuk a végösszeget – ezek után a felárat megint módosíthatjuk, így játszhatunk a felárral akár egy 100 tételes számlánál is, addig, amíg a szükséges végösszeget nem kapjuk).

„Kedvezmény beállít” az összes tételre megadhatjuk, hogy a tételeknél mekkora kedvezmény legyen adva (bizonylatból csak tételesen adhatunk kedvezményt, vagy vigyünk fel egy kedvezmény terméket).

„Mennyiség növel (x)” a megadott számmal, minden tételnél megadott mennyiség be lesz szorozva, ezzel növelhetjük a tételeknél szereplő mennyiségeket (vagy 1-nél kisebb számmal csökkenthetjük a mennyiséget) (pl. ha egy komplett számítógépet számlázunk ki alkatrészek felsorolásával, akkor így később egyszerűen növelhetjük a kiszámlázott számítógépek számát, csak be kell szoroznunk a tételeket a kívánt számmal)

„Mennyiség növel (+)” a megadott számmal növeljük a tételek mennyiségét minden tételnél.

„ÁFA beállít” segítségével az összes tételnél egy konkrét ÁFÁ-t állíthatunk be (pl. ha egy devizás számlát készítünk, de a végén kiderül, hogy 20%-os ÁFA-val kell kiállítanunk a számlát, akkor nem kell egyesével minden tételnél ezt kijavítani.

„Nettó egységár növel (+)” egy konkrét értékkel növelhetjük minden tételnél az egységárat.
„Nettó egységár növel (x)” egy konkrét értékkel beszorozhatjuk az összes tétel egységárát (pl. ha 10%-al drágábban, vagy olcsóbban akarjuk a számlát kiállítani)

„Kerekít” több kerekítési mód közül választhatunk, valamint kiválaszthatjuk, hogy melyik ár legyen kerekítve a kiválasztott módszer alapján.

„Készletről hiányzó termékek törlése”, mivel ez egy készletező program, ha egy terméknél azt a paramétert adtuk meg, hogy legyen készletezve, akkor nem adhatunk el belőle abban az esetben, ha nincs belőle készleten. Nincs annál rosszabb, amikor egy 100 tételes számlát azért nem tudunk véglegesíteni, mert néhány termék nincs is készleten. Egyszerűen az összes ilyen terméket törölhetjük a számláról.

„Termék név módosítása” az aktuális tételnél. A terméktörzsben a termékünk egy adott néven szerepel, de jelen esetben más nevet akarunk megadni, mert a vevő ezt kérte, vagy a konkrét esetre ez a név jobban illik stb.

Miért jó számlázóprogramban kézi bizonylattömböket kezelni? Mindig, minden vállalkozásnál elő fog fordulni, hogy néha napján kézi számlát kell kiállítani, mert nincs nálla a laptopja, áram szünet van stb.
Ebben az esetben viszont el fog csúszni a készlete, hiszen a kézzel kiállított számla nem fogja csökkenteni a program által nyilvántartott készletet, nem fogja látni a kimutatásokban a számla által generált forgalmat stb.
Sokan ilyenkor egy szállítólevéllel korrigálják a készletet, de ebben az esetben ezek a szállítók ki nem számlázottként szerepelnek, nem a megfelelő helyen jönnek a kimutatásokban stb.
Ezért érdemes kézi bizonylatokat számlázóprogramba felrögzíteni. Kérdés ilyenkor két számlánk lesz, vagy egy? Van olyan program, amely a felrögzített bizonylatokat ebben az esetben nem engedi kinyomtatni.
Kézi bizonylatok nyomtathatók, de nem számla formátumban!!

Bizonylattömböknél kell jeleznünk, ha egy bizonylattömb egy kézi tömbnek felel meg. Ekkor ebbe a tömbbe tudunk kézi bizonylatokat felrögzíteni. Sorszámot ilyenkor nekünk kell megadni (ekkor sem lehet két azonos sorszám). Kézi számla rögzítésének módja egyébként teljesen megeggyezik a gépi számla kiállításával.

Mikor érdemes és mire használni a munkalapokat?Ha kimegyünk az ügyfélhez és ott végzünk el munkákat, felszerelést stb. Munkalapot elkészítve az ügyfélnek a munkalapon szereplő termékek lekerülnek készletről. A szerelés alatt kiderül, hogy kevesebb, vagy több terméket kell felhasználnunk, mint a kiírt mennyiség, akkor ezt felvezetjük a munkalapra (ehhez szükséges mezők megvannak a kinyomtatott munkalapon). Az elvégzett munkát felvezetjük (munka mennyisége) szintén a munkalapra, majd az ügyféllel aláíratjuk a munkát.
Visszatérve az ügyféltől, korrigáljuk a programban a munkalapot a munkalapra felvezetett eltérések alapján ( ez módosítja a készletet is, pl. ha többet használtunk fel, vagy visszahoztunk valamit). Majd a korrigált munkalapot tudjuk számlázni…..

Programban lehetőség van Munkalap bizonylattömb(ök) használatára. A bizonylatot hasonlóan kezeli a program, mint a szállítólevelet (készletet egyből lekezeli, árajánlat, rendelés beilleszthető egészben, vagy tételesen).
Viszont a véglegesítés után lehetőségünk van a munkalap korrigálására. Mit értünk ez alatt?
Amikor visszajöttünk a külső munkavégzés helyszínéről, akkor lehetőségünk van a felhasznált termékek mennyiségének módosítására, új termékek felvételére a munkalapra, valamint munkadíjjak felvezetésére (program mindig nyomtat 5 üres mezőt a munkalapra, hogy ezeket már az ügyfélnél fel lehessen írni, valamint egy felhasznált mennyiség oszlopot).

A munkalap csak addig módosítható, amíg ki nem számlázzuk (esetleg szállítólevélre nem tesszük).

Számlázó program és projekt kezelés? Miért jó ez? Az összes egybe tartozó bizonylatot egyben tudjuk kezelni (beszerzéseket, eladásokat, árajánlatokat, rendeléseket és egyéb dokumentumokat, pl. meghatalmazásokat stb.).
Előnyök:
1. egyben láthatjuk az összetartozó bizonylatokat, valamint az ebből származó információkat (pl. beszerzések összköltsége, eladások értéke stb.)
2. egyben láthatjuk a beszerzett és eladott termékek listáját, mennyit vettünk, mennyit adtunk el, mennyi maradt rajtunk, nyereségek
3. program egyből számítja a projekt nyereségét (beszerzések, eladások és ezek ÁFA-i alapján)

Projekt indításakor meg kell adnunk a projekt célját (néhány szóban, vagy akár több oldalas leírásban), ügyfelet(nem kötelező), határidőt(nem kötelező). Ezek után a projekthez a programban bármilyen bizonylat hozzárendelhető (egy bizonylat csak egy projektben lehet, valamint csak nyitott projektbe lehet bizonylatot berakni).
Projekt összefoglalását és egyenlegét bármikor megtekinthetjük.

Nyereség számítása = Bruttó értékesítés – Bruttó beszerzés – Fizetendő ÁFA

Majd a projekt végeztével le kell zárnunk a projektet, ekkor meg kell adnunk egy értékelést (tetszőleges méretű formázott szöveg), valamint értékelnünk kell, hogy eredményes, vagy eredménytelen volt a projektünk.

pl. Feladat: Egy intézménynek szállítanunk kell x db berendezést.
Beszerzéseket, Eladásokat, Árajánlatokat, Meghatalmazásokat stb. elkészítjük a megszokott módon, de hozzá rendeljük a projektünkhöz. Ezért bármikor áttekinthető a projekt pénzügyi és állománybeli állapota. Projekt lezárásakor rögtön képet kapunk a nyereségről, stb.

Tip: Megjegyzés sablont használva gyorsan kitölthetjük előre megadott sablonnal a projekt kezdéskor és lezáráskor megadandó szövegeket.
pl. Lezáráskor alkalmazhatunk olyan sablont, ahol előre le van írva, hogy milyen dokumentumokat kell átadni, záráskor csak azt kell beírnunk, hogy az egyes dokumentumok át lettek-e adva…

Teller kereskedelmi rendszer,
demo verzió és felhasználói kézikönyv (pdf) letöltése innen—>
Nézzen bele a Teller felhasználói kézikönyvébe itt—>

Teller rendszerben lehetőségünk van vevői bizonylatok tömeges nyomtatására (árajánlat, rendelés, munkalap, szállítólevél, számla). Nyomtatás gomb menüjéből válasszuk ki a Batch nyomtatás menüpontot. Ez a funkció 2.00-verziótól érhető el!

Következő lehetőségeink vannak, a bizonylatok kiválasztására (mindig az aktuális bizonylattömb bizonylataiból kerülnek kiválasztásra a nyomtatandó bizonylatok):
1. Két sorszámot kell megadni (pl 10-től 200-ig)
2. Egy napot kell megadni, azon a napon keletkezett bizonylatok kerülnek nyomtatásra
3. Két dátumot kell megadni (pl. 2008.01.01-2008.01.20), a megadott időszakban keletkezett bizonylatok kerülnek nyomtatásra.

Szűrési lehetőségek (az 1-3 ig megadott adatok alapján kiválasztott bizonylatokat tudjuk tovább szűrni)
4. Egy konkrét vevőt lehet kiválasztani, így csak az Ő bizonylatai kerülnek nyomtatásra
5. Fizetési módot lehet megadni (pl. készpénzes, így csak a készpénzes számlák lesznek kinyomtatva).

példák:
Egy adott évben egy konkrét partner számláinak újranyomtatása. Egy hónapban az összes készpénzes számla kinyomtatása. A tegnapi összes rendelés kinyomtatása. stb.

Kimutatások/Üzleti pillanatkép alatt egy aktuális forgalom, készlet információt kapunk összefoglaló jelleggel (Hasonló, mint a QuickBooks Snapshot funkciója). Így nem kell az információkat összevadászni több kimutatást lekérve. Minden fontos adat egy képernyőn jelenik meg egy egér kattintásra! Időt nyerünk, hiszen gyorsan kapunk információt a legáltalánosabb információkról..
Nézzük át milyen információt találunk meg itt:
-Aktuális hónap: havi nettó, bruttó bevétele.
-Eladott árúk nettó beszerzési értéke (ELÁBÉ)
-Mai, tegnapi készpénzes bevétel (bruttó)
-Előző havi forgalom, Előző havi forgalom ugyanekkor (ha ma 10. van, akkor előző hónap 10.-én)
-Függő vevői rendelések nettó,bruttó értéke
-Függő bevételek (még ki nem számlázott munkalapok, szállítók)
-Vevői és beszállítói tartozások (lejárt, függő és összes)
-ÁFA: vevői, szállítói ÁFA
-Raktárkészlet ma és hónap elején

Grafikonok:
-Havi forgalom (utolsó 12 hónap, előző év, aktuális év…)
-Termékcsoport forgalom (melyik termékcsoportból mennyi lett értékben értékesítve)
-10 legjobb vevő forgalma (melyik 10 vevőnk vásárolt legtöbbet értékben)
-10 legjobb termék forgalma, raktárkészlet raktáranként (melyik 10 termék lett értékesítve legtöbbet értékben)
…Grafikonoknál megadható, hogy milyen dátum intervallum alapján jelenítse meg az adatokat.

Egy olyan sorozatot kívánunk elindítani, amely bemutatja Teller kereskedelmi rendszerünk apróbb tippjeit, trükkjeit. Ezzel segítve azok munkáját, akik ezt a rendszert használják, valamint kedvet csinálni azoknak, akik nem ismerik, esetleg most szeretnének beruházni egy kisker, nagyker számlázó, készletnyilvántartó komplex programba.

Több terméken egyszerre végezzünk el ármódosítást.
Először tekintsük át az árak, árlisták kezelését.

• Korlátlan számú árlistánk lehet a rendszerben (például lehet Kisker, Partner, Nagyker, Nagyker devizás, vagy tetszőleges nevű árlistáink). Minden árlistánál meg kell adni, egy devizát. Az összes ár ebben a devizában értendő.
• Minden termékhez egy árlistában egy ár tartozik (annyi árunk lehet egy termékhez, amennyi árlistánk van), Megoldható, hogy egy árlistából termékeket vegyünk ki (pl. vannak olyan termékeink, amelyek egyes árlistában nem akarunk szerepeltetni, és az árlistához tartozó partnereknek nem is kívánjuk ezeket értékesíteni).
• Minden partnerhez tartozik egy árlista (pl. X.Y-hoz a Kisker nevű árlista tartozik)

Mit tudunk tenni, ha egyszerre több termék árát akarjuk módosítani, egy szabály révén. Két megoldás található a programban:

Első megoldás csak egy árlistán alkalmazható (Elérése: Árlist/Módosít gomb/Árak módosítása, Elöszőr a módosítás gomb megnyomásával módosítás állapotba kell kerülni, csak utána lesz elérhető a menü). Ennél a megoldásnál kevesebb lehetőségünk van, mint majd a következő megoldásnál!

Ezek a módosítások azon az árlistán fognak végrehajtódni, amely éppen látható a képernyőn.
Nézzük át, milyen paramétereket tudunk megadni:

Az ablak felső részében arra tudunk kikötéseket tenni, hogy mely termékeken szeretnénk árat módosítani.
• Ha csak egy termékcsoport (pl. dohányárú) termékeit szeretnénk módosítani, akkor adjunk meg egy termékcsoportot
• Ha egy konkrét ÁFA százalék esetében akkor válasszuk ezt (pl. minden 0% ÁFAs termék árát kívánjuk módosítani)
• Ahol a nettó ár nagyobb, mint a megadott érték
• Ahol a nettó ár kisebb, mint a megadott érték
• Ahol a nettó ár pontosan megegyezik az értékkel (pl. mindenhol ahol 0 ár van)
• Ahol a nettó ár végződik valamire (pl. 99-re végződik, akkor növeljük 1-el)
• Ahol van, vagy nincs készleten
• Ahol a termék utolsó eladása régebben volt, mint X nap

És a következő műveleteket tudjuk elvégezni azokon a termékeken, amelyek megfelelnek az előzőleg kiválasztott (akár több) feltételnek (mert pl. készletezőek és 99-re végződnek)
• Növeljük a nettó árat egy szám hozzáadásával (vagy negatív számmal, tudjuk éppen csökkenteni is)
• Növeljük a nettó árat egy számmal összeszorozva
• Kerekíthetjük a nettó árat (pl. 5-re)
• Utolsó beszerzési árhoz képest állítjuk be az árat (ha még nem volt beszerezve egy termék, akkor annak az ára nem módosul)
• Utolsó eladási árhoz képest módosítjuk az árat (szorozzuk)
„Rögzít” gomb megnyomása után a program meg módosítja az árakat azokon a termékeken, amelyek megfelelnek a megadott feltételnek (ha nem adunk meg semmilyen feltételt, akkor az árlistában található összes terméket).

Második megoldás esetében több árlistán is tudunk egyszerre módosítani árat (Elérés Árlista menü, Többszörös ármódosítás menüpont).

Az ablak felső részében az előző megoldáshoz hasonlóan a termékeket tudjuk szűrni. Itt lehetőségünk van akár egy árlistát is kiválasztani, és a módosítások csak azon fognak végrehajtódni.

Következő részben a számolás módját adhatjuk meg (lehet növelés, szorzás, sőt adtatunk meg számolási képletet is). Képlet esetén „N” jelenti az aktuális nettó árat (pl. N+10, akkor az aktuális ár növelve lesz 10-el, de megadhatunk ilyen képletet is pl. N*10.2)/6.3)

Következő részben azt tudjuk megadni, hogy milyen árat vegyen alapul az ár módosításánál. Ez lehet az aktuális nettó árlista ár, vagy megadhatunk egy árlistát (ebben az esetben minden terméknél a megadott árlista árából indul ki, és ezen hajtja végre az előzőleg megadott számolási műveletet (mikor hasznos ez? Pl, ha van egy árlistánk, és egy másik árlista árait annak alapján kívánjuk módosítani, pl. vagy egy nagyker árlistánk, a kisker árlistában pedig minden árat a nagyker árlista x 1.20 alapján akarunk kiszámolni)

Az ablak alján található paraméterek segítségével a számítás után kapott új árra tudunk kerekítést előírni (pl. minden termék esetében egész számot szeretnénk bruttó árnál)

Van egy harmadik módszer is, ha csak az egyik árlista árait szeretnénk ármásolni egy másik árlistába (egy szorzó paraméter segítségével, ami alapesetben 1). Akkor azt az Árlista\Árlista tipusok menü után megjelenő árlisták ablak, módosítás gomb Árlista másolása alatt tudjuk egyszerűen elvégezni.

Ha létrehozunk egy új árlistát, akkor ezzel a módszerrel tudunk könnyen árakat létrehozni egy másik árlista felhasználásával. Elvileg lehetséges az is, hogy mind a két helyre ugyanazt az árlistát adjuk meg, ebben az esetben be tudjuk szorozni az árlistában található árakat.

Bármelyik árlistát tudjuk CSV formátumba exportálni, importálni. Megtehetjük azt is, hogy az árakat kiexportáljuk, Excel segítségével elvégezzük a módosításokat, majd visszatöltjük az árakat.

Ha használsz valamilyen programot, akkor kíváncsi vagyok mennyire vagy elégedett azzal a programmal. Többség valószínűleg nem elégedett, mitől függhet ez az elégedetlenség (én most nem foglalkoznák az olyan esetekkel, amikor a program hibás, nem működik)? Remélem, ki fogjátok fejteni véleményeteket hozzászólásban!

A program túl sok funkcióval rendelkezik, nekem ez túl bonyolult!

Ha a program a te egyedi megrendelésedre készült, akkor bizony ezek a funkciók nem kellenek neked, ez a szoftverfejlesztő hibája. Hiszen olyan funkciókkal bővítette a programodat, amiket te nem rendeltél meg. Viszont, ha ez a program „dobozos”, „tucat” termék, akkor a szoftverfejlesztő is benne van a malomban. Kénytelen egyre több funkcióval ellátni programját, hogy egy kicsivel több, egy kicsivel más legyen, mint a piacon található hasonló programok. Az is lehet, hogy ezek egy másik felhasználó igénye alapján lettek a programba megvalósítva.

Én a többleteket is két csoportba osztanám (példaként az Excelt véve)

1. csoport az olyan funkciók, amelyeket nem ismerek, de ha megismerném, biztos, hogy használnám (pl. excel egyszerűbb függvényei, szumma, átlag). Lehet, hogy vannak benne nagyon nehezen megtanulható (excel visual basic), nehezen elvégezhető funkciók, de segítségükkel sok munkát meg tudnák spórolni! Kérdés, hogy a megtanulásra fordított idő megtérülhet-e munkánk folyamán? Valószínűleg az excel programozási nyelvének megtanulása túl sok időbe kerülne, szemben azzal, hogy mennyit tudnánk használni. Ezt az időt töltsük inkább hasznosabb dolgokkal…
2. csoport az olyan funkciók, amelyeket nem fogok tudni használni, mert a napi munkámba nem szerepelnek hasonló műveletek (például, ha az excel bonyolult matematikai, statisztikai függvényei). Ezek a funkciók számomra feleslegesek. Talán az lenne a legjobb a programoknál, ha lenne egy kapcsoló (milyen felhasználó vagyok? Kezdő, gyakorlott, profi), és minden funkció be lenne sorolva egy csoportba. Minden funkció (menü, gomb, stb.) csak akkor látszódna, ha megfelel a felhasználó tapasztalati besorolásának.

Kérdés mivel lehet ezt a bonyolultságot kezelni? Olvasd el a kézikönyvet, nézd meg az oktató videókat (ha vannak ilyenek). Lehetséges, hogy ezzel olyan funkciókat ismersz meg (amit eddig nem használtál), amelyekkel hatékonyabbá teheted munkádat.

A program nem rendelkezik rengeteg funkcióval, amikre szükségem van!

Ez nagy hiba! Mit tudunk tenni? Lehetséges, hogy igényünket közöljük a program fejlesztőjével? Tudja vállalni bővítéseknek az elkészítését? Kérdés, hogy milyen áron (velünk fizeteti ki a fejlesztés egész költségét, vagy meglátja a lehetőséget, hogy ezzel is gazdagíthatja programját). Ez nagyban függ attól, hogy mi a kérésünk, ha nagyon egyedi akkor valószínűleg az első eset fog fennállni, ha mások számára is értékes, akkor remélhetőleg a utóbbi.

A nagyobb probléma, hogyha nem tudunk a fejlesztővel dűlőre jutni! Vegyünk új programot ( bevezetés, új program megtanulása, brrrr……)?  Készítessünk egy külön programot, és a kettőt együtt használjuk?

Szerintem érdemes egy program vásárlásakor legalább 5 évre előre tervezni! Meg kell nézni, hogy az üzleti tervünk fényében, milyen változásokkal kell számolni ebben az időszakban. Milyen új funkciók, bizonylatok kellenek majd. Ha van belső szabályzatunk, akkor miket fogalmaz meg ezen a téren. Ezeket vegyük figyelembe!

Túl nehézkes kezelni, billentyűről nem működik!

Ha egy számla kiállítása hosszabb időbe telik egy számlázó programmal, mint egy bizonylattömbben, akkor az már tényleg problémás. Bár, még ilyenkor is nyerhetünk (pl. könnyebb előkeresés, kimutatások stb.). Remélhetőleg te nem ilyen programot használsz. Az a jó program, ami kézre áll, billentyűről elvégezhetőek azok a műveleteket, amiket gyakran használsz.

Sajnos legtöbbünk a megszokás rabja. Ha megtanulunk egy programot kezelni, akkor furcsa ha egy másik programmal találkozunk. Valószínűleg első találkozásra bonyolultnak tűnik a legtöbb új program (ami legalább 20-30 művelettel bír). Ha van időnk, igenis próbáljuk ki a demót! Olvassuk el a dokumentációt!

A legtöbben szoftvert ismerős ajánlása vásárolnak, ha Ő elégedett, akkor valószínűleg Én is az leszek. Remélem te is elégedett vagy, ha nem akkor írd meg miért nem…

Két célból lehet fontos számláinkat archiválni elektronikusan:
1. Nagyságrendekkel gyorsabb lehet előkeresni így egy számlát, mint papír formátumban (ez függ a számláink mennyiségétől, valamint papír alapú archiválási rendszerünktől. Kevés számlánál akár még gyorsabb is lehet a papír alapú archiválás, pl. ha munkaidőben nincs bekapcsolva mindig a számítógépünk, egy mappában található az összes számlánk stb.)
2. Pénzt akarunk megspórolni azáltal, hogy számláink másod, vagy harmadpéldányát nem nyomtatjuk ki, hanem a törvényi előírásoknak megfelelően elektronikusan archiváljuk. Ezt csak akkor ajánlom, ha az a költség, amit megspórolunk, havi 5000 ft fölé tehető.

Milyen költségek spórolhatóak meg így? Nyomtató tinta, papír, valamint az archiválás költségei (mappák, szekrények, raktárhelyiségek stb.) Nagy és közepes cégeknek jobban megéri az elektronikus számlaarchiválás, mint kis cégeknek. Viszont ha cégünk elektronikus számlákat kénytelen kiállítani, akkor mindenképpen megéri.

Mit kell tennünk elektronikus számlaarchiváláshoz? Számlázó programunknak nem csak papír alapú számla kimenettel kell rendelkeznie, hanem valamilyen elfogadott dokumentum formában, is tudnia kell ezeket, a számlákat előállítani (ajánlott a pdf formátum, Teller számlázóban csak egy beállítás, hogy a nyomtatott számlákat pdf formában is előállítsa, a megadott mappába). Valamint szükség van egy fokozott biztonsági tanúsítványra, valamint egy időbélyeg szolgáltatóra (m.o.-n jelenleg 2-3 ilyen cég van, aki ilyeneket szolgáltat). Ezen kívül már csak egy automata megoldásra lehet szükségünk (ezt megtehetjük manuálisan is persze, Teller számlázó mellé igény esetén ingyenesen adjuk ezt a megoldást), ami naponta adott időben „learchiválja” számláinkat.

Mi történik a learchiválás alatt? Pdf alapú számláink egy konténerbe kerülnek, amiről a megfelelő program gondoskodik. Majd ez a konténer egy időbélyeget kap (az időbélyeg mutatja meg, hogy a számla, abban az időpillanatban már létezett abban a formátumban). Ezek a bizonylatok nem módosíthatóak, semmilyen formátumban sem!

Milyen költséggel lehet ebben az esetben számolni: 3-6 ezer forint havi kiadás, megoldástól függően.

Kis vállalkozásoknál is gyakran fellép az igény, hogy több telephelyről is tudjanak számlázni. Ez az igény általában a céget és a tulajdonos otthonát jelenti, de egyéb helyzet is lehetséges. Mit lehet ilyenkor tenni. Mire van szükség? Milyen megoldások jöhetnek számításba? Én most a lehető legegyszerűbb, és olcsó megoldásokat szeretném felvázolni, közép és nagy cégeknél nem ilyeneket szoktak használni, ugye ott más költségeket tudnak felvállalni.

Kérdés, hogy a cég kezel-e készletet, és ha igen, akkor a két telephelyről is akarják-e ezt a készletet módosítani (számlázni)?

–Ha nem kezelnek készletet, akkor kézenfekvő megoldás lehet egy olyan számlázó program használata, amelynél beállítható a számla sorszámának formátuma. Cégnél pl. C00001.. a használt formátum, otthon pedig a H000001 …, így nyugodtan számlázhatnak, hisz két különböző sorszám intervallumot, vagy mondhatnám bizonylattömböt, használnak – nem lesz sorszám kihagyás. Teller számlázó program ideális erre az esetre, hiszen korlátlan számú bizonylattömb létrehozható benne. Teller számlázó program licensze a cégnek megengedi, hogy korlátlan számú számítógépre legyen telepítve a szoftver. Itt több megoldás is szóba jöhet azért még, pl. két különböző program használata. Ami nem ajánlott szerintem, mert két programot kell megvenni, két programot kell megtanulni stb.

 –Ha szeretnének készletet kezelni, erre is több egyszerű megoldás található.

a). Használjanak két raktárat, a céges programmal az egyik raktárból, az otthoniból a másik raktárból számláznak, a két raktár között szállítón, vagy raktári áru mozgatással tudnak készletet mozgatni (nem a legegyszerűbb megoldás).

b) Létesítsenek összeköttetést a két számítógép között, ha mind a két helyen van internet. Ennek több módja van, erről bővebben a következőkben írok!

 Minden internetre csatlakozott számítógépnek van egy azonosító száma, úgynevezett IP címe az interneten (ip v4 esetében valami ilyesmi formátumban 212.145.158.152). Minden gépnek más az IP címe, a gépek ezek alapján találják meg egymást az interneten (domain nevek is mindig egy IP-t jelentenek, amit speciális szerverek, a domain név szerverek tárolnak. Ha mi a böngészőnkbe beírjuk a www.google.com címet, akkor a számítógépünk egy domain név szervert keres fel, akit megkér arra, hogy a megadott címhez tartozó IP címet adja meg neki. Ha ezt megkapja, akkor már tud csatlakozni az adott oldalhoz)

 A probléma az, hogy az IP címünk nem mindig ugyanaz (a legtöbb szolgáltató plusz havi költségért tudnak adni egy IP címet, és ekkor már mindig ugyanaz lesz az IP címünk) és így nem egyszerű megtalálni azt a számítógépet, amihez csatlakozni akarunk (pl. a cégnél levő géphez) Milyen megoldások lehetnek?

 -Fix IP-t kérünk a szolgáltatótól (ez a havi 2500-6000 plusz költséget jelenti, ebben az esetben lehet nem ez a legolcsóbb megoldás)

-Dinamikus domain nevet regisztrálunk, amit valamilyen kis programmal naprakészen tartunk. Itt vannak ingyenes megoldások.

-VPN kapcsolatot építünk fel a két gép között, erre léteznek már ingyenes programok, sőt olyanok is, amik kevés adminisztrációt igényelnek, és egyszerű beállítani őket.

 Az első két megoldásnál még meg kell oldanunk, a biztonságot is. Ha az internetre vagyunk csatlakozva, akkor nem csak az általunk kívánt számítógépek tudnak hozzánk csatlakozni, hanem bárki (és rengeteg rosszakaratú egyén található az interneten, akik akár mindenféle szakismeret nélkül, speciális programokkal támadják az interneten található számítógépeket. Ahhoz, hogy a két számítógép tudjon egymással kommunikálni, különböző kapukat kell kinyitogatni a gépeken, és ezeken, a kapukon könnyen más is betalál.

Nézzük az általunk ajánlott legegyszerűbb megoldásokat. Ehhez speciális programokat kell telepítenünk a telephelyek számítógépeire. Azokat fel kell konfigurálnunk (hasonlóképpen, mint a Skype-t), majd használhatjuk is hálózatos számlázó programunkat. Nincs plusz havi kiadás, biztonságos, leírás alapján akár mi is be tudjuk állítani a kapcsolathoz szükséges beállításokat! Ilyen program pl. a Leaf (http://www.leafnetworks.net/download.html), vagy Hamaci (https://secure.logmein.com/products/hamachi/vpn.asp?lang=hu).

 Ezek programok beállításához hamarosan letölthetővé teszünk egy magyar nyelvű, általunk készített leírást, amely segítségével akár szakértelem hiányában is meg tudjuk teremteni a kapcsolatot telephelyeink között. Ezek után már csak programunkat kell beállítani, hogy a felépített kapcsolaton keresztül tudjanak kommunikálni egymással.