p2mozisoft

Ha adatokat hozunk létre, akkor előbb utóbb ezeket az adatokat el kell juttatnunk egy helyről, egy másikra. Ez megtehető emailben, de ha az állományok mérete túl nagyra nő, akkor ez az út már járhatatlan. Hozhatunk létre ugyan különböző tárolókat az interneten (ftp, stb.), de ezek kezelése is viszonylag lassú.

Erre megoldás a pen-drive. Szerintem a többségünknek van is pen-drive-ja. Viszont bele gondoltunk-e már mi történne, ha ezt az adathordozót elveszítenénk. Milyen bizalmas adatokat tárolunk ezen? Mi történne, ha ezek az adatok illetéktelenek kezébe kerülnének? Üzleti, személyes adatokat nem szívesen látnánk más kezénben.

Erre megoldás a titkosítás. Titkosítsuk az adatainkat a tárolón. Erre sokan azt mondhatják, hogy Ők nem fogják elveszíteni, nyakukba akasztják, kulcsra van rátéve stb. Elég ha valahova bedugjuk, és ott felejtjük, kivesszük a nyakunkból, elvesztjük a kulcsunkkal együtt..
Vannak olyan pendrivok, amelyek alapból tudnak titkosítani (pl a Kingston Data Traveller). Ha még nincs ilyen eszközünk, vagy nem szeretnénk „bonyolult” megoldást, akkor válasszunk ilyen eszközt, ezek a legtöbb számítástechnikai boltban kaphatóak.

Most lássuk a „bonyolult” megoldást. Ehhez le kell töltenünk a True Crypt nevű ingyenes programot. Letöltés után futtasuk, de ne a telepítést válasszuk, hanem a kibontást….

Ha nem tudunk angolul, akkor letölthető a programhoz egy magyar nyelvű állomány is, amivel a program magyarul fog „beszélni”. Töltsük ezt az állományt, tömörítsük ki a pendrive-ra ezt is.

Hogy fog a program működni?
1.létre kell hoznunk egy új tömörített tárolót (Create Volume). Ez egy állomány lesz, ami az adatokat fogja tárolni titkosítva. Használjunk minnél hosszabb jelszót.
2.Használat előtt mountoljuk fel a létrehozott állományt, és már használható is a megadott betű jelű meghajtóként. Ekkor meg kell adni a jelszavunkat.
3.Ha nem hasznájuk tovább (mert ki akarjuk húzni a pendriveot), akkor „dismount”-oljuk a tárolót.
4.Mivel az adatok titkosítva kerülnek tárolásra, ezért ha az eszközt elveszítjük, akkor nem kell tovább aggódnunk, hogy az adataink illetéktelenek kezébe kerül.

Program letölthető innen.
Magyar nyelvű kiegészítés pedig innen.

Részletes magyar nyelvű leírás itt található…

Néhány pendrive típus, amely alkalmas titkosítása (ezek töbsége nem “hardveresen” tud titkosítani, hanem egy segédprogramot adnak az eszközhöz (hasonló elvű program, mint a Truecypt).
–DataTraveler Locker+
–DataTraveler Vault – Privacy Edition
–DataTraveler Vault
-SanDisk Cruzer Titanium

De találunk Biometric USB Flash eszközöket is, amelyek már komoly biztonságot adnak számunkra könnyű kezelhetőséggel. Bár mára számos módszer alkalmazható a felhasználók biometrikus azonosítására, az ujjnyomat azonosításon alapuló módszerek szinte egyeduralkodónak tekinthetőek. A módszer ténylegesen magát a személyt azonosítja, nem olyan közvetett jellemzőket ellenőriz, mint jelszó vagy kulcs, amelyek eltulajdoníthatóak vagy megfejthetőek. Ezek az eszközök drágábbak, mint a hagyományos pendriveok, 2x,vagy 3x a nagyságrend.
-SanDisk Cruzer Profile, ami újlenyomat azonosítással dolgozik
–Lexar JumpDrive TouchGuard szintén ujlenyomat azonosítással dolgozik
-Sony Micro Vault with Fingerprint ID
–DiskGO Biometric Flash Drive

Gyakran merül fel az igény, hogy otthonról is el szeretnénk érni a céges munkakörnyezetet. Szeretnénk használni a céges nyomtatókat, megosztásokat, ügyviteli alkalmazásokat stb. Erre rengeteg megoldás létezik. Én most a lehető legegyszerűbb megoldást szeretném felvázolni, aminek beállításához még komolyabb szakértelem sem szükséges.
XP operációs rendszer (home is) képes VPN kiszolgálóként működni (egy darab kapcsolatot tud kiszolgálni, de ez az esetek többségében pont elég is nekünk.

Mit is nyerünk ezzel a VPN-nel? Az otthoni gépünk a munkahelyi hálózatunk részévé válik, minden ami a hálózaton keresztül elérhető, az a otthoni gépen is elérhetővé válik. Otthoni gépünk egy lesz az irodai hálózatba, amit akár még az irodai gépek is elérhetnek. Képesek leszünk, otthonról:
• Ügyviteli alkalmazásokat futtatni
• Nyomtatni a hálózati nyomtatókra, vagy ha feltelepítjük a megosztott nyomtatókat, akkor arra
• Képesek leszünk a céglevelező rendszerét használni
• Hálózati megosztásokat, és azon levő állományokat meg tudjuk nyitni, és tudjuk módosítani
• És még rengeteg dolgot tudunk végezni, amit az irodában el tudnánk végezni

Nézzük meg lépésről, lépésre, hogy tudjuk ezt komolyabb szakértelem nélkül is bekonfigurálni…..

Mit kell tennük, ha a Teller kereskedelmi rendszert kívánjuk otthonról használni. Telepítsük a programot az otthoni gépünkre, majd a c:\Teller\Settings.ini állományt nyissuk meg.

[SYSTEM]
SERVER= ide írjuk be az irodai gépünk nevét, vagy IP címét
DATABASE=c:\Teller\Data\T2006.GDB (ha módosítottuk az adatbázis nevét, majd más helyre telepítettük, akkor ezt is meg kell adnunk).
És már használhatjuk is otthonról rendszerünket. Ha a beállításnál elakadt, vagy nem sikerült, akkor szívesen segítünk a kapcsolat kiépítésében.

A legtöbb USB eszköz megosztására képes hálózaton. Az USB-s nyomtatókat a windows segítségével meg tudjuk osztani a hálózaton, így mások is képesek azt használni. De , mi van a többi USB-s eszközünkkel (ma már minden USB-s), scanner, pend drive,
A program két részből áll, egy szerver és egy kliens programból. A szervert telepítve dönthetjük el, mely lokális usb-s eszközünket akarjuk megosztani (szerver lehet windows és linuxos gép is). A kliens telepítve tudjuk a szerver által megosztott eszközöket működésre bírni.
Egy nagy irodában ha csak egy scannerünk van, akkor problémás lehet felállítani mindig a kollégát, vagy megkérni, hogy hagyja már abba amit csinál és scanneljen nekünk egyet…
Ára: 149$

Az alkalmazott mindig szeret nyomtatni, és nem mindig azt, ami a cég érdekeit szolgálja (pl. a gyerek meghívóját 1000 példányban, a szomszéd könyvét persze, hogy itt fénymásolja le, stb., az lenne a legjobb, ha sikerülne a cég mellé állítani, megváltoztatni a gondolkodását, stb.). Ha a céges nyomtatási költségek alacsonyak, akkor ez még el is mehet. De ugye ezt inkább a saját nyomtatóján és szabad idejében kellene elvégeznie otthon. Mit tehetünk?
Talán a legfontosabb, hogy legyünk tisztában és vezessük, hogy havi szinten mennyit költöttünk nyomtató kellékanyagra, papírra, mennyit nyomtattunk (szinte az összes nyomtatónak van belső számlálója, ami megmondja, hogy mennyi dokumentum lett eddig kinyomtatva). Ezeket az értékeket havi szinten jegyezzük fel (havi kellék anyag kiadás, vásárolt papír mennyisége, havi papír leltár). Ez fontos lehet költség tervezés szintjén, valamint statisztikai szempontból is. Számolhatunk nyomtatási lap költséget is, ami sokszor nem fog közelíteni a cégek által megjelölt értékekhez.
Próbáljuk meg mérhetővé tenni, hogy ki mennyit nyomtat. Ezt speciális nyomtatókkal (amelyek pinkód bekérése után nyomtatnak csak), vagy speciális nyomtatási sorkezelő programokkal, vagy dokumentumkezelő programokkal tehetjük meg (pl. csak a SharePoint nyomtat egy szerverhez kapcsolt nyomtatóra, azokat a dokumentumokat, amelyek nyomtatásra jóvá lettek hagyva). Sokszor már az segít, ha az alkalmazott tudja, hogy minden nyomtatás visszakövethető, mert például minden nyomtatvány digitális formában automatikusan archiválódik.

Hardver szinten is sokat tudunk spórolni (kérjük szakember tanácsát már beszerzéskor, pl a cég számláit ne egy 8000 forintos hp tintasugaras nyomtatón nyomtassuk ki. Már negyedév alatt behozná az árát egy lézernyomtató ebben az esetben).
Megfelelő nyomtatót válasszunk (tintasugaras, laser, mátrix stb.) Figyeljünk arra is, hogy ha több számítógépről nyomtatunk egy nyomtatóra, akkor egy hálózatos nyomtató is gyorsan behozza az árát (nem kell az adott számítógépnek mindig bekapcsolt állapotban lennie).
Vehetünk laser nyomtatót 20.000 forintért, de 200.000 forintért is. De ne csak a nyomtató árát nézzük meg ilyenkor, hanem azt is, hogy a gyártó szerint mennyire jön ki egy nyomtatás költsége. (pl., ha a 20.000 forintos nyomtatóval 8 forintra jön ki egy lap, a 200.000 forintos esetében 3 forintra, akkor 36000 lap után már megtérül a drágább nyomtató, ami valószínű még gyorsabb is, valamint sok egyéb funkciót is szolgáltat, és nagyobb az élettartama is).

Papír szinten is lehet spórolni. Figyeljünk oda, hogy az olcsóbb papír általában azért olcsóbb, mert gyengébb a minősége. Ha ezért sokszor gyűri be a nyomtató a papírt, több lapot vesz fel egyszerre, akkor sokat nem nyertünk. Ellenőrizzük a papír minőségét, és csak utána vegyünk nagyobb mennyiségben. A helytelen papír tárolás is okozhat gondot (pl. ha nedves helyiségben tároljuk a papírt, akkor könnyen megszívja magát és máshogy viselkedik nyomtatás alatt, tapad, rossz minőségű a nyomtatás stb.
Ha céges dokumentum formátumot használunk, akkor kérjünk árajánlatot nyomdáktól, mert lehet, hogy olcsóbbra jön ki, ha nyomdával nyomtattatjuk rá a céges logót, mint minden dokumentum esetében a helyi nyomtatóval.

Érdemes felmérnünk, hogy milyen költséggel jár nekünk a dokumentumok létrehozása, kezelése, keresése, archiválása – sokan talán azért nem tervezik meg alaposan a dokumentumok kezelését, mert nincsenek tisztában azzal, hogy mennyi pénzt költenek el erre és mit is lehetne spórolni. Spórolás alatt nem csak azt értem, hogy olcsóbb tintával nyomtassunk, hanem, hogy minden, ami felesleges, ami nem termel értéket, azt küszöböljük ki.
Nézzük át, hogy milyen folyamatok lehetnek, és mivel tudnánk ezt kiváltani:

Gondok a létrehozáskor kezdődnek. Sajnos ma még mindig nagyon sok dokumentumot kell kinyomtatnunk, mert csak így fogadják el (pl. digitális számla kibocsátáshoz a befogadó oldalnak is hozzá kell járulnia, hisz ha Ő nem tudja „elolvasni”, akkor nem állíthatunk ki digitális számlát, nem kényszeríthetjük rá vevőinkre egy új technológia bevezetését). Ezt nem tudjuk elkerülni, de mit is tudunk itt megspórolni.

Gondolom nem csak velem fordul elő, hogy a kinyomtatott dokumentumon veszem észre a hibát (ha végig megyünk a munkahelyeken akkor mindjárt látható, hogy hol mennyi ilyen selejt képződik, és hol kell jobban odafigyelni). Érdemes bevezetni, hogy nyomtatás előtt nézzük át ismét, vagy nézessük át mással a dokumentumot (preview). Megadhatunk szabályokat (stílus, tartalom, stb.), amik alapján ellenőrizhetjük, úgymond meózhatjuk szabályok alapján a dokumentumokat. Talán ez plusz munkának tűnik, de nem csak az újranyomtatást ússzuk meg, hanem az olyan kimenő iratokat is, amelyeket nem kellene kiadni helyesírási, tartalmi, vagy csak a cég arculatába nem illeszkedő okok miatt. Valamint sok egyéb hibát is korai szakaszban meg tudunk fogni (pl. rossz árakkal adunk ki árajánlatot)
Néhány tipp:
• Készítsünk saját stílust, és ezt tartsuk be (ez word esetén szinte a legegyszerűbb, módosítsuk a normal.dot-ot, hogy mi legyen az alapértelmezett betűtipus, formázás, fejléc, lábléc stb.).
• Készítsünk dokumentum sablonokat (Word). Hány olyan munkahelyet láttam, ahol mindig az utolsó levelet nyitják meg, kitörlik a tartalmát, és ebben hozzák létre az új levelet – rossz esetben még felül is írva az eredetit. Ha sablont használunk, elkerüljük ezeket a felülírásokat, valamint azt a felesleges munkát, amivel a „tisztogatás” jár. Sokan nem ismerik a sablonokat, pedig csak ki kell törölni az egyedi információkat, majd elmentenünk sablonként és már használhatjuk is új dokumentum létrehozásánál! És ugye ilyenkor mentésnél, majd nem a sablont írjuk felül, hanem ki kell választanunk az elkészült dokumentum nevét.
• Dokumentumhoz adjunk információt (kinek szól, ki hozta létre, témakör, ellenőrizte, stb.). Ezt vagy a dokumentumon belül tároljuk, vagy használjunk iktató programokat, vagy dokumentumkezelő programokat (pl. SharePoint). Legegyszerűbb módja, ha a dokumentum elején, vagy végén készítünk egy táblázatot ezekkel az információkkal.
• Már létrehozáskor gondoljunk a keresésre. Nincs annál rosszabb, amikor meg sem találjuk, azt sem tudjuk mi a neve, hova mentettük. Nahát hozzuk újra létre. Ezt gondos tervezéssel, vagy egy jó program bevezetésével mind ki tudjuk védeni (egy program sem védi ki az ilyen hibákat, ha nem tervezzük meg a folyamatokat, és nem alkalmazunk szabályokat). Nem kell bonyolult dolgokra gondolni (pl. minden levelet a levél\akt hónap vagy levél\ügyfél mappába mentünk stb.)
• Ezek oktatása. Sokat spórolunk meg, ha ezeket egy szabálykönyvben összeollózzuk, így a friss munkaerőnek könnyebben átadható a tudás. De az ellenőrzés ilyenkor sem maradhat el. És ezeket mindig ellenőrizi kell . (nem rég találkoztam a következővel: az alkalmazott panaszkodott, hogy nem tudja használni az Open Office-t, mivel nem ismeri, kiharcolta, hogy neki vegyenek ms officet, ahogy megkapta az office 2007-et, megint jött, hogy Ő ezt sem ismeri, kéri az oktatását – 1. kérhette volna egyből az OpenOfficnak is, 2. nem egy szoftvert kellen megtanulni, hanem funkcionalitást)
• Kerüljük a másolást (Ctrl + C, Ctrl + V). Rengeteg hiba forrása. Ott ahol ez gyakran előfordul, érdemes átnézni a munkafolyamatot és változtatni. Gondoljunk bele, eleve duplikáltan fogunk információt tárolni.

Sokszor csak nyomtatás után derül ki, hogy nem is kellett volna kinyomtatni. A projekt már lezárult, az akinek szól a dokumentum, nem is kéri stb..
Ezt talán azzal tudjuk kikerülni, ha amíg csak lehet digitális formátumban tartunk mindent nyilván, és csak akkor nyomtatunk, amikor már az információt hordozó papír elhagyná a cégünket. Ezt folyamatszervezéssel, valamint célprogramokkal tudjuk támogatni (ezek olyan dokumentumkezelők, amelyek a nyomtatásra megjelölt digitális dokumentumokat egy helyről automatán nyomtatják, esetleg iktatják, borítékolják stb.).

Ha lehet mindent digitálisan archiváljunk, iktassunk. Már kis cégnél is hamar megtérül az a plusz munka, egy ilyen program bevezetésének költsége, szükséges hardver (pl. scanner) bekerülésének összege. Hiszen itt hatalmas kiadások mehetnek el.
Pl. nézzünk egy céget, aki naponta 200-500 számlát állít ki, és ezt archiválja. Napi egy mappa, a számlák lefűzése mondjuk sorszám szerint, az havi 20-25 mappa, éves szinten egy nagy salgó polcot meg is töltenek ezek(300 mappa!!!), kereséskor megtalálni a mappát, majd a mappából a szükséges számlát.Mit nyerünk egy iktató programmal? Gyors keresés(pl. az összes olyan dokumentumot keressük amiben előfordul a magnetofóbia kifejezés), könnyebb archiválás (nem kell félni, hogy leég az irattár, hiszen digitálisan több példányunk is lehet), minőség javítása, jó esetben még statisztikákat is nyerhetünk (ami nagyon fontos)

Egy kis videó (sajnos csak angolul), hogy alakítsuk ki irodánkat otthon. Mikre figyeljünk….
Költségvetés vs. komfort, hely megválasztása (tudunk majd a gyerektől dolgozni, nem zavar-e majd a tv), csak néhány általános szabály amit érdemes megfontolnunk..

Te mit tartasz a legfontosabbnak?
Ha sokat ülsz számítógép előtt (a számítógép maga az iroda), akkor a szék, íróasztal megválasztása a legfontosabb. Nem mindeggy, hogy x óra múlva hogy állsz fel onnan. Erre többet kellene költeni, mint számítógépekre:)
Friss levegő! Nem mindegy, hogy ahol az irodád van, ott milyen a levegő. Más olyan helyen dolgozni, ahol tiszta levegő van, mint ahol állott(pár óra múlva már nehezebb gondolkozni)
Rend a lelke mindennek. Ha van egy kis rendszered az irodádban, akkor valószínűbb, hogy van az üzletviteledben is:)