Az alkalmazott mindig szeret nyomtatni, és nem mindig azt, ami a cég érdekeit szolgálja (pl. a gyerek meghívóját 1000 példányban, a szomszéd könyvét persze, hogy itt fénymásolja le, stb., az lenne a legjobb, ha sikerülne a cég mellé állítani, megváltoztatni a gondolkodását, stb.). Ha a céges nyomtatási költségek alacsonyak, akkor ez még el is mehet. De ugye ezt inkább a saját nyomtatóján és szabad idejében kellene elvégeznie otthon. Mit tehetünk?
Talán a legfontosabb, hogy legyünk tisztában és vezessük, hogy havi szinten mennyit költöttünk nyomtató kellékanyagra, papírra, mennyit nyomtattunk (szinte az összes nyomtatónak van belső számlálója, ami megmondja, hogy mennyi dokumentum lett eddig kinyomtatva). Ezeket az értékeket havi szinten jegyezzük fel (havi kellék anyag kiadás, vásárolt papír mennyisége, havi papír leltár). Ez fontos lehet költség tervezés szintjén, valamint statisztikai szempontból is. Számolhatunk nyomtatási lap költséget is, ami sokszor nem fog közelíteni a cégek által megjelölt értékekhez.
Próbáljuk meg mérhetővé tenni, hogy ki mennyit nyomtat. Ezt speciális nyomtatókkal (amelyek pinkód bekérése után nyomtatnak csak), vagy speciális nyomtatási sorkezelő programokkal, vagy dokumentumkezelő programokkal tehetjük meg (pl. csak a SharePoint nyomtat egy szerverhez kapcsolt nyomtatóra, azokat a dokumentumokat, amelyek nyomtatásra jóvá lettek hagyva). Sokszor már az segít, ha az alkalmazott tudja, hogy minden nyomtatás visszakövethető, mert például minden nyomtatvány digitális formában automatikusan archiválódik.

Hardver szinten is sokat tudunk spórolni (kérjük szakember tanácsát már beszerzéskor, pl a cég számláit ne egy 8000 forintos hp tintasugaras nyomtatón nyomtassuk ki. Már negyedév alatt behozná az árát egy lézernyomtató ebben az esetben).
Megfelelő nyomtatót válasszunk (tintasugaras, laser, mátrix stb.) Figyeljünk arra is, hogy ha több számítógépről nyomtatunk egy nyomtatóra, akkor egy hálózatos nyomtató is gyorsan behozza az árát (nem kell az adott számítógépnek mindig bekapcsolt állapotban lennie).
Vehetünk laser nyomtatót 20.000 forintért, de 200.000 forintért is. De ne csak a nyomtató árát nézzük meg ilyenkor, hanem azt is, hogy a gyártó szerint mennyire jön ki egy nyomtatás költsége. (pl., ha a 20.000 forintos nyomtatóval 8 forintra jön ki egy lap, a 200.000 forintos esetében 3 forintra, akkor 36000 lap után már megtérül a drágább nyomtató, ami valószínű még gyorsabb is, valamint sok egyéb funkciót is szolgáltat, és nagyobb az élettartama is).

Papír szinten is lehet spórolni. Figyeljünk oda, hogy az olcsóbb papír általában azért olcsóbb, mert gyengébb a minősége. Ha ezért sokszor gyűri be a nyomtató a papírt, több lapot vesz fel egyszerre, akkor sokat nem nyertünk. Ellenőrizzük a papír minőségét, és csak utána vegyünk nagyobb mennyiségben. A helytelen papír tárolás is okozhat gondot (pl. ha nedves helyiségben tároljuk a papírt, akkor könnyen megszívja magát és máshogy viselkedik nyomtatás alatt, tapad, rossz minőségű a nyomtatás stb.
Ha céges dokumentum formátumot használunk, akkor kérjünk árajánlatot nyomdáktól, mert lehet, hogy olcsóbbra jön ki, ha nyomdával nyomtattatjuk rá a céges logót, mint minden dokumentum esetében a helyi nyomtatóval.


Szóval, amit ajánlok, tervezzünk, mérjünk, oktassunk, vagy mi magunk tanuljunk (sokszor mi magunk vagyunk a korlátok!!!). Legyünk tisztában az értékekkel és azokkal a folyamatokkal, amik nem termelnek értéket, selejtet gyártanak, többletmunkát generálnak stb. Érdemes szakember (informatikus, programozó tanácsát kikérni, akik hasznos tanácsokkal, tippekkel sokat lendíthetnek)
Megosztás