Érdemes felmérnünk, hogy milyen költséggel jár nekünk a dokumentumok létrehozása, kezelése, keresése, archiválása – sokan talán azért nem tervezik meg alaposan a dokumentumok kezelését, mert nincsenek tisztában azzal, hogy mennyi pénzt költenek el erre és mit is lehetne spórolni. Spórolás alatt nem csak azt értem, hogy olcsóbb tintával nyomtassunk, hanem, hogy minden, ami felesleges, ami nem termel értéket, azt küszöböljük ki.
Nézzük át, hogy milyen folyamatok lehetnek, és mivel tudnánk ezt kiváltani:

Gondok a létrehozáskor kezdődnek. Sajnos ma még mindig nagyon sok dokumentumot kell kinyomtatnunk, mert csak így fogadják el (pl. digitális számla kibocsátáshoz a befogadó oldalnak is hozzá kell járulnia, hisz ha Ő nem tudja „elolvasni”, akkor nem állíthatunk ki digitális számlát, nem kényszeríthetjük rá vevőinkre egy új technológia bevezetését). Ezt nem tudjuk elkerülni, de mit is tudunk itt megspórolni.

Gondolom nem csak velem fordul elő, hogy a kinyomtatott dokumentumon veszem észre a hibát (ha végig megyünk a munkahelyeken akkor mindjárt látható, hogy hol mennyi ilyen selejt képződik, és hol kell jobban odafigyelni). Érdemes bevezetni, hogy nyomtatás előtt nézzük át ismét, vagy nézessük át mással a dokumentumot (preview). Megadhatunk szabályokat (stílus, tartalom, stb.), amik alapján ellenőrizhetjük, úgymond meózhatjuk szabályok alapján a dokumentumokat. Talán ez plusz munkának tűnik, de nem csak az újranyomtatást ússzuk meg, hanem az olyan kimenő iratokat is, amelyeket nem kellene kiadni helyesírási, tartalmi, vagy csak a cég arculatába nem illeszkedő okok miatt. Valamint sok egyéb hibát is korai szakaszban meg tudunk fogni (pl. rossz árakkal adunk ki árajánlatot)
Néhány tipp:
• Készítsünk saját stílust, és ezt tartsuk be (ez word esetén szinte a legegyszerűbb, módosítsuk a normal.dot-ot, hogy mi legyen az alapértelmezett betűtipus, formázás, fejléc, lábléc stb.).
• Készítsünk dokumentum sablonokat (Word). Hány olyan munkahelyet láttam, ahol mindig az utolsó levelet nyitják meg, kitörlik a tartalmát, és ebben hozzák létre az új levelet – rossz esetben még felül is írva az eredetit. Ha sablont használunk, elkerüljük ezeket a felülírásokat, valamint azt a felesleges munkát, amivel a „tisztogatás” jár. Sokan nem ismerik a sablonokat, pedig csak ki kell törölni az egyedi információkat, majd elmentenünk sablonként és már használhatjuk is új dokumentum létrehozásánál! És ugye ilyenkor mentésnél, majd nem a sablont írjuk felül, hanem ki kell választanunk az elkészült dokumentum nevét.
• Dokumentumhoz adjunk információt (kinek szól, ki hozta létre, témakör, ellenőrizte, stb.). Ezt vagy a dokumentumon belül tároljuk, vagy használjunk iktató programokat, vagy dokumentumkezelő programokat (pl. SharePoint). Legegyszerűbb módja, ha a dokumentum elején, vagy végén készítünk egy táblázatot ezekkel az információkkal.
• Már létrehozáskor gondoljunk a keresésre. Nincs annál rosszabb, amikor meg sem találjuk, azt sem tudjuk mi a neve, hova mentettük. Nahát hozzuk újra létre. Ezt gondos tervezéssel, vagy egy jó program bevezetésével mind ki tudjuk védeni (egy program sem védi ki az ilyen hibákat, ha nem tervezzük meg a folyamatokat, és nem alkalmazunk szabályokat). Nem kell bonyolult dolgokra gondolni (pl. minden levelet a levél\akt hónap vagy levél\ügyfél mappába mentünk stb.)
• Ezek oktatása. Sokat spórolunk meg, ha ezeket egy szabálykönyvben összeollózzuk, így a friss munkaerőnek könnyebben átadható a tudás. De az ellenőrzés ilyenkor sem maradhat el. És ezeket mindig ellenőrizi kell . (nem rég találkoztam a következővel: az alkalmazott panaszkodott, hogy nem tudja használni az Open Office-t, mivel nem ismeri, kiharcolta, hogy neki vegyenek ms officet, ahogy megkapta az office 2007-et, megint jött, hogy Ő ezt sem ismeri, kéri az oktatását – 1. kérhette volna egyből az OpenOfficnak is, 2. nem egy szoftvert kellen megtanulni, hanem funkcionalitást)
• Kerüljük a másolást (Ctrl + C, Ctrl + V). Rengeteg hiba forrása. Ott ahol ez gyakran előfordul, érdemes átnézni a munkafolyamatot és változtatni. Gondoljunk bele, eleve duplikáltan fogunk információt tárolni.

Sokszor csak nyomtatás után derül ki, hogy nem is kellett volna kinyomtatni. A projekt már lezárult, az akinek szól a dokumentum, nem is kéri stb..
Ezt talán azzal tudjuk kikerülni, ha amíg csak lehet digitális formátumban tartunk mindent nyilván, és csak akkor nyomtatunk, amikor már az információt hordozó papír elhagyná a cégünket. Ezt folyamatszervezéssel, valamint célprogramokkal tudjuk támogatni (ezek olyan dokumentumkezelők, amelyek a nyomtatásra megjelölt digitális dokumentumokat egy helyről automatán nyomtatják, esetleg iktatják, borítékolják stb.).

Ha lehet mindent digitálisan archiváljunk, iktassunk. Már kis cégnél is hamar megtérül az a plusz munka, egy ilyen program bevezetésének költsége, szükséges hardver (pl. scanner) bekerülésének összege. Hiszen itt hatalmas kiadások mehetnek el.
Pl. nézzünk egy céget, aki naponta 200-500 számlát állít ki, és ezt archiválja. Napi egy mappa, a számlák lefűzése mondjuk sorszám szerint, az havi 20-25 mappa, éves szinten egy nagy salgó polcot meg is töltenek ezek(300 mappa!!!), kereséskor megtalálni a mappát, majd a mappából a szükséges számlát.Mit nyerünk egy iktató programmal? Gyors keresés(pl. az összes olyan dokumentumot keressük amiben előfordul a magnetofóbia kifejezés), könnyebb archiválás (nem kell félni, hogy leég az irattár, hiszen digitálisan több példányunk is lehet), minőség javítása, jó esetben még statisztikákat is nyerhetünk (ami nagyon fontos)

Megosztás