Két célból lehet fontos számláinkat archiválni elektronikusan:
1. Nagyságrendekkel gyorsabb lehet előkeresni így egy számlát, mint papír formátumban (ez függ a számláink mennyiségétől, valamint papír alapú archiválási rendszerünktől. Kevés számlánál akár még gyorsabb is lehet a papír alapú archiválás, pl. ha munkaidőben nincs bekapcsolva mindig a számítógépünk, egy mappában található az összes számlánk stb.)
2. Pénzt akarunk megspórolni azáltal, hogy számláink másod, vagy harmadpéldányát nem nyomtatjuk ki, hanem a törvényi előírásoknak megfelelően elektronikusan archiváljuk. Ezt csak akkor ajánlom, ha az a költség, amit megspórolunk, havi 5000 ft fölé tehető.

Milyen költségek spórolhatóak meg így? Nyomtató tinta, papír, valamint az archiválás költségei (mappák, szekrények, raktárhelyiségek stb.) Nagy és közepes cégeknek jobban megéri az elektronikus számlaarchiválás, mint kis cégeknek. Viszont ha cégünk elektronikus számlákat kénytelen kiállítani, akkor mindenképpen megéri.

Mit kell tennünk elektronikus számlaarchiváláshoz? Számlázó programunknak nem csak papír alapú számla kimenettel kell rendelkeznie, hanem valamilyen elfogadott dokumentum formában, is tudnia kell ezeket, a számlákat előállítani (ajánlott a pdf formátum, Teller számlázóban csak egy beállítás, hogy a nyomtatott számlákat pdf formában is előállítsa, a megadott mappába). Valamint szükség van egy fokozott biztonsági tanúsítványra, valamint egy időbélyeg szolgáltatóra (m.o.-n jelenleg 2-3 ilyen cég van, aki ilyeneket szolgáltat). Ezen kívül már csak egy automata megoldásra lehet szükségünk (ezt megtehetjük manuálisan is persze, Teller számlázó mellé igény esetén ingyenesen adjuk ezt a megoldást), ami naponta adott időben „learchiválja” számláinkat.

Mi történik a learchiválás alatt? Pdf alapú számláink egy konténerbe kerülnek, amiről a megfelelő program gondoskodik. Majd ez a konténer egy időbélyeget kap (az időbélyeg mutatja meg, hogy a számla, abban az időpillanatban már létezett abban a formátumban). Ezek a bizonylatok nem módosíthatóak, semmilyen formátumban sem!

Milyen költséggel lehet ebben az esetben számolni: 3-6 ezer forint havi kiadás, megoldástól függően.

Megosztás