p2mozisoft

Gondolkozott-e már azon, hogy pár éven belül euro-ra kell át állnunk. Gondolkozott-e már rajta, hogy mi mindent érint ez az átállás?

Ugye két komolyabb időszakra kell felkészülni:
1. amikor már el kell fogadni euro-t, két pénznemben lehet fizetni. A bizonylatokat a kettő közül megadottban kell majd elkészíteni, adott árfolyammal.
2. amikor már csak euro-ban lehet fizetni. Az ügyviteli alkalmazásokból teljesen
el kell távolítani a forintot, mint fizetőeszközt. Le kell cserélni euro-val mindenhol. Ez a legtöbb ügyviteli alkalmazás komoly változtatását igényli. Sőt sok programba alapból beépítve van a forint, le sem lehet cserélni.

Cégünk már elkezdte kereskedelmi rendszerében kifejleszteni a két időszak zökkenőmentes üzeméhez szükséges fejlesztéseket, módosításokat. Következő frissítésbe ezek a módosítások már bekerülnek..

Gondoljon bele,hogy milyen rendszert vásárol magának,ellenőrizze,hogy rendszer képes lesz a euro váltás időszakát zökkenőmentesen átüzemelni. Válasszon minket! és biztos lehet benne,hogy ez nem lesz probléma.

Gyakran merül fel az igény, hogy otthonról is el szeretnénk érni a céges munkakörnyezetet. Szeretnénk használni a céges nyomtatókat, megosztásokat, ügyviteli alkalmazásokat stb. Erre rengeteg megoldás létezik. Én most a lehető legegyszerűbb megoldást szeretném felvázolni, aminek beállításához még komolyabb szakértelem sem szükséges.
XP operációs rendszer (home is) képes VPN kiszolgálóként működni (egy darab kapcsolatot tud kiszolgálni, de ez az esetek többségében pont elég is nekünk.

Mit is nyerünk ezzel a VPN-nel? Az otthoni gépünk a munkahelyi hálózatunk részévé válik, minden ami a hálózaton keresztül elérhető, az a otthoni gépen is elérhetővé válik. Otthoni gépünk egy lesz az irodai hálózatba, amit akár még az irodai gépek is elérhetnek. Képesek leszünk, otthonról:
• Ügyviteli alkalmazásokat futtatni
• Nyomtatni a hálózati nyomtatókra, vagy ha feltelepítjük a megosztott nyomtatókat, akkor arra
• Képesek leszünk a céglevelező rendszerét használni
• Hálózati megosztásokat, és azon levő állományokat meg tudjuk nyitni, és tudjuk módosítani
• És még rengeteg dolgot tudunk végezni, amit az irodában el tudnánk végezni

Nézzük meg lépésről, lépésre, hogy tudjuk ezt komolyabb szakértelem nélkül is bekonfigurálni…..

Mit kell tennük, ha a Teller kereskedelmi rendszert kívánjuk otthonról használni. Telepítsük a programot az otthoni gépünkre, majd a c:\Teller\Settings.ini állományt nyissuk meg.

[SYSTEM]
SERVER= ide írjuk be az irodai gépünk nevét, vagy IP címét
DATABASE=c:\Teller\Data\T2006.GDB (ha módosítottuk az adatbázis nevét, majd más helyre telepítettük, akkor ezt is meg kell adnunk).
És már használhatjuk is otthonról rendszerünket. Ha a beállításnál elakadt, vagy nem sikerült, akkor szívesen segítünk a kapcsolat kiépítésében.

-Házipénztár kezelése (pénztárbizonylatok, pénztárzárás) Partner menü\Házipénztár menüpont alól érhető el, bővebben lásd az előző cikkekből
-Készpénzes számlából pénztárbizonylat készítése. Számlákból manuálisan és automatiksuan lehet bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat készíteni..
-Apróbb változtatások (pl. rács vezérlők módosítása megmarad, ha ezt engedélyezzük)
-Interneten való frissítés alapértelmezetten ki van kapcsolava, mivel sok vírusírtó
vírus gyanús műveletnek jelzi a műveletet.. (firssítésről mindig küldünk email értesítőt, amelyben elküldjük a program aktuálisveziójának frissítését elvégző telepítő linkjét)
Frissítési politikánk:
A megvásárolt programhoz fő verziószámon belül ingyenesek a frissítések (pl 3.01 verzió megvásárlásával, a program tulajdonosa megkapja ingyen az összes frissítést a 4.00 verzióig). A program vételárának 20%-ért vásárolható meg, a program frissítése a következő fő verzióhoz is.

Program v3.04- verziótól kezel házipénztárat. Devizánként pontosan egy pénztárunk lehet, és max annyi pénztárunk amennyi devizát kezelünk (A program korlátlan devizát képes kezelni). Tehát egy HUF, egy EUR pénztárunk lehet és így tovább…(pontosan egy HUF,EUR stb. pénztárunk lehet, nem lehet több HUF-os pénztárunk, ezt a programban költséghelyek használatával lehet tagolni…)

Házipénztárat a Partnerek menü\Házipénztár alól tudjuk elérni

Egy pénztár első használatakor ZÁRÁST-t kell elvégezni (ez egy úgymond nyitó zárás), ezzel mondjuk meg, hogy mennyi készpénzzel nyitjuk meg az adott pénztárat. Ha elvégeztük a nyitó zárást,akkor már használatba vehető a pénztár.
A képernyőn egyszerre, mindig csak egy intervallumot láthatunk. Ez lehet:
Egy már lezárt intervallum (ekkor egy régebbi időszakot nézünk, két zárás között keletkezett pénztárbizonylatokat)
Nyitott időszak, ez az utolsó zárástól eltelt dátum intervallumot öleli fel. Az egyenlegünk az utolsó zárás egyenlege, plusz az összes bizonylat értékének előjelhelyes összege (bevételi bizonylatok plusz, kiadási bizonylatok negatív előjellel szerepelnek) Mindig ebbe az időszakba hozhatunk csak létre bizonylatokat! Lezárt időszakba már nem tudunk bizonylatot kiállítani.

Készíthetünk KIADÁSI, BEVÉTELI pénztár bizonylatot, de csak dátum folytonosan. Vagyis ha készítünk egy bizonylatot mára, akkor már tegnapra nem készíthetünk egy régebbit. Ezért fontos oda figyelnünk a dátumokra.

Pénztárbizonylat tételeit jogcímekre és költséghelyekre tudjuk bontani, ezzel tökéletesen ellenőrizni tudjuk a kiadásainkat. pl. Jogcím a gázszámla kifizetése, költséghely a Boltunk, ekkor bármikor megnézhető, hogy havonta, vagy tetszőleges intervallumban mennyit költöttünk gázszámlára a boltban.

Vevői és bevételi számlák kezelése
Vevői és bevételi számlából készíthetünk egy gombnyomásra pénztábizonylatot (Számla Nyomtat gomb menüjéből pénztár bizonylat készítése), de akár automatikusan is, ehhez be kell kapcsolni ugyanitt, az automaitkus pénztárbizonyat készítést, a számla véglegesítése után automatikusan létrejön a pénztárbizonylat is (ami a pénztárbizonylat beállítások alapján kerül nyomtatásra egyből, vagy késbőbb). Pénztárbizonylat automatikus kezelése bizonylattömbönként érhető el…

A felvitt bizonylatok alapján pénzmozgásokat elemezni tudjuk éves időszakokban, vagy egyedi dátum intervallumokban.

A 3.02 verziótól lehetőség van több érték beállítására egy lépésben több, vagy akár minden terméknél. Ez a funkció a terméktörzs módosít gomb menüjéből érhető el “Azonos termékek módosítása” címen. Meg kell adni egy szöveget, ami minden módosítandó termék nevében előfordul (ha nem adunk meg semmit, akkor minden termék módosítva lesz). pl. Borsodi%, esetén minden “Borsodi-val kezdőső termék lesz módosítva, vagy pl. %sör% esetében minden termék, aminek a nevében előfordul a “sör” szó. Termék ell. gomb megnyomásával tudjuk ellenőrizni, hogy mely termékek felelnek meg az általunk megadott szövegnek – ezt mindig ellenőrizzük le, hogy csak azok a termékek legyenek megmódosítva, amelyet szeretnénk..

Mit tudunk megmódosítani: termékcsoport,ÁFA,ksh,méret,gyártó,szin,összetétel,weboldal,menyiségi egység értéket tudunk egylépésben beállítani…..
“Módosít” gomb megnyomására a módosítás megtörténik.

Kedves ügyfeleink figyelmét felhívjuk a 2009.júliusi ÁFA változásra. 20%-os ÁFA megszünik, helyette 25%-os és 18%-os ÁFA kulcsok lesznek. Érdemes utánnanézni, hogy mely termékek, szolgáltatások melyik ÁFa kulcsba fognak kerülni.

Programban több helyen is van lehetőség ÁFA lecserélésére (lásd előző cikk, Többszörös ár módosítás).
Nézzük át a lehetséges módszereket (most azt nem említem, hogy a terméktörzsben egyessével átálítjuk az ÁFÁ-t minden terméknél, bár akiknél csak 1-2 termék van, akár ezt is megtehetik)

1. Módszer, Tömeges ár módosítás (lásd előző cikk). mikor érdemes ezt használni? Mivel termékcsoportra, vtsz-re tudjuk az ÁFA módosítást elvégezni, ezért ez a módszer azoknak ajánlott, akiknél a 25%,és a 18%-os ÁFA kulcs is meg fog jelenni, ez a ritkább – ugye termékektől függ). Valamint akkor kell ezzel a módszerrel élnünk, ha a módosítás során a bruttó árat szeretnénk megörizni, és a nettó árat csökkenteni….

2. Módszer, Árlista menü, ÁFA módosítás. Itt a következőket tudjuk megtenni:
-Egy meglévő ÁFÁ-t tudunk lecserélni egy másik ÁFÁ-ra, és akár a régi ÁFA kulcsot inkatíválhatjuk..
-Ezt megtehetjük időzítve is (és ekkor biztos, hogy nem fogjuk elfelejteni). Pl. előírjuk, hogy 2009.júl.01-én cseréljük le a 20%-os ÁFÁ-t,25%-ra.

Valószínűleg szükség lesz ÁFa módosítása a közeljövőben. Ezért vegyük át gyorsan, hogy lehet ezt a lehető legegyszerűbben megtenni a Tellerben. Árlista menüben válasszuk a Többszörös ármódosítás menüpontot.
Válasszuk ki, hogy melyik ÁFA-t szeretnénk módosítani (Ahol a következő ÁFA van megadva), majd pedig adjuk meg, hogy milyen új értéket szeretnénk beállítani (ÁFA módosítása). Természetesen adhatunk meg több paramétert is…..

Mikor kell bevételezni a programmal?
1. Ha szeretnénk a készletre helyezni a vásárolt termékeket (leltárral is megtehetnénk ezt, de azzal jóval körülményesebb). Ha készletezést vezetünk, akkor ahhoz, hogy készletünk legyen be is kell vételezni a vásárolt termékeket.
2. Ha szeretnénk vezetni a bejövő bizonylatokról kimutatásokat. Kitől, mennyit, mikor stb..
3. Ha vezetni szeretnénk a bejövő átutalásos számlák kiegyenlítéseit..

Mikor nem kell?
1. Ha csak számlázunk és nem vagyunk kiváncsiak a készletre. Sokan választják ezt a kényelmesebb módot, mivel nem akarják a készletezés plusz munkáját válalni…
2. Csak szolgáltatást számlázunk

Mit tudunk tehát elérni bevételezéssel?
1. Le tudjuk könyvelni a bejövő bizonylatokat, későbbi kimutatások céljából (pl. mennyit vásároltunk egy adott nagykereskedéstől, vagy mikor vettünk utoljára egy bizonyos terméket stb.)
2. Készletet tudunk vezetni. Pontosan tudjuk miből, mennyi van készleten (bevételezéssel kerül készletre, eladással pedig ki a készletről)
3. Tudjuk melyik beszállítónak mennyivel tartozunk (ha átutalással vásárolunk), mikor fizettünk és mikor járnak le a fizetési határidők.

Bevételezni szállítólevelet, számlát lehet (utalásos számlák bekerülnek a folyószámla részbe). A program többi részéhez hasonlóan, lehet bevételezni olyan partnertől aki nincs a partnertörzsben és olyan terméket is amely nincs a terméktörzsben (akkor érdemes, ha ritkán, vagy egyszeri alkalommal vételezünk be így, mivel ebben az esetben nem tudunk készletet kezelni és nem tudunk kimutatásokat készíteni, ajánlott ebben az esetben is felrögzíteni a partner és termék adatait a megfelelő törzs lapokra).
Szállítólevelet később be lehet tenni számlába, ekkor nem kerül újból készletezésre a szállítón levő termékek (egy számlába korlátlan számú szállítólevelet be lehet tenni!!).

Bevételezés,beszerzési folyamat áttekintése:
1. Beszerzési árak. A terméktörzsben minden termékhez vihetünk fel beszerzési árakat – beszállítónként egy listaárat (pl. ha a dohány árút egy cégtől vesszük, akkor az összes dohány áruhoz fel kell vinnünk ezzel a beszállítóval egy beszerzési árat). Így egy beszállítói árlistát rögzítünk rendszerünkbe.

Terméktörzsbe a beszerzési árak lapon kell megadnunk a beszerzési árakat:

A felvitt beszerzési árakkal kapunk egy listát:
Egy konkrét termék beszállítói árai (Coca Cola 2L terméknél):
———————————
Első beszállító Kft. 150 ft
Második Bt. 180 ft
Harmadik E.V. 0.8 eur
..

Másik megközelítéssel, egy beszállító árlistáját kapjuk, (pl. az Első beszállító Kft. árlistáját)
———————————
Coca Cola 2L 150 ft
Coca Cola 1L 104 ft
Pepsi Light 2L 160 ft
..

0. Válasszunk ki a bizonylat menüből egy bevételezi bizonylattömböt (szállító, számla) Ezt csak akkor kell megtennünk, ha más bizonylattömb van kiválasztva.
1. Új gombbal kezdünk új bizonylat rögzítést. Bevételezésnél első lépésként meg kell adnunk a beszállító nevét, bizonylat sorszámát (ami alapján a bevételezést elvégezzük), dátumokat, fizetési módot stb.

2. termékeket kell felvinnünk, itt vagy olyan terméket adunk meg (beírjuk), ami nincs a terméktörzsben, mert évente egyszer vételezzük be, és nem akarjuk nyilvántartani.
Vagy a partnerhez felvitt beszerzési árból választunk. Ekkor csak azokból a termékekből tudunk
választani, ahol ezzel a beszállítóval adtunk meg beszerzési árat.
3. Ha befejeztük az összes termék felvételét, akkor a “F3 Rögzít” gomb megnyomásával letároljuk az adatokat egy ideiglenes státuszban (ez módosítható, törölhető, ekkor még nem kerülnek készletre a beszerzés)
4. Nyomjuk meg a “F7 Véglegesít” gombot, ekkor kap a bizonylat belső sorszámot, kerül készletre a megadott termékek (a megadott raktárba), esetleg kerül kinyomtatásra a bevételezés.

Nézz meg egy összefoglaló videót a beszerzésről…….

Milyen gyakran kell adatokat felvinnünk a partner, vagy terméktörzsbe? Egy program megvásárlásakor, vagy új termék paletta bevezetésekor valószínűleg gyakran. Ilyenkor ugye minden egyes adatot ki kell töltenünk. Mennyivel egyszerűbb lenne, ha egy meglévő másolataként fel tudnánk vinni az új adatokat, módosítani az eltéréseket és kész is vagyunk.. Mikor hasznos ez? Például ha festéket árulunk, és a festékek csak színben, vagy kiszerelésben térnek el.

Nézzünk meg egy kis videót..

Teller szoftverünkben a következő segítségeket találjuk vevői bizonylatok (számla, szállító, munkalap, rendelés, árajánlat) készítésekor. Egy kis segítséget kapunk az „Egyéb” gomb használatával. Mikor hasznosak ezek a segítségek? Gondolom egy 100-200 soros számlát senki sem módosít tételesen, mert pl. más kedvezményt kellett volna megadni.
Nézzük át a segítségeket:

„Költség szétosztása” az összes eddig felvitt tételre egy pozitív számot oszthatunk (pl. mert ezzel az összeggel akarjuk növelni a számla végösszegét, vagy mert, egy terméket nem akarunk feltüntetni a számlán, csak az értékét stb.).

„Kedvezmény szétosztása” a költség szétosztás ellenkezője. Ilyenkor a megadott összeggel csökkentjük a bizonylat végösszegét (pl. mert egy konkrét összeggel akarjuk csökkenteni a számla végösszegét).

„Felár beállít” az összes tételnél beállítja a megadott felárat (elég az összes tétel rögzítése után megadnunk a felárat, majd megkapjuk a végösszeget – ezek után a felárat megint módosíthatjuk, így játszhatunk a felárral akár egy 100 tételes számlánál is, addig, amíg a szükséges végösszeget nem kapjuk).

„Kedvezmény beállít” az összes tételre megadhatjuk, hogy a tételeknél mekkora kedvezmény legyen adva (bizonylatból csak tételesen adhatunk kedvezményt, vagy vigyünk fel egy kedvezmény terméket).

„Mennyiség növel (x)” a megadott számmal, minden tételnél megadott mennyiség be lesz szorozva, ezzel növelhetjük a tételeknél szereplő mennyiségeket (vagy 1-nél kisebb számmal csökkenthetjük a mennyiséget) (pl. ha egy komplett számítógépet számlázunk ki alkatrészek felsorolásával, akkor így később egyszerűen növelhetjük a kiszámlázott számítógépek számát, csak be kell szoroznunk a tételeket a kívánt számmal)

„Mennyiség növel (+)” a megadott számmal növeljük a tételek mennyiségét minden tételnél.

„ÁFA beállít” segítségével az összes tételnél egy konkrét ÁFÁ-t állíthatunk be (pl. ha egy devizás számlát készítünk, de a végén kiderül, hogy 20%-os ÁFA-val kell kiállítanunk a számlát, akkor nem kell egyesével minden tételnél ezt kijavítani.

„Nettó egységár növel (+)” egy konkrét értékkel növelhetjük minden tételnél az egységárat.
„Nettó egységár növel (x)” egy konkrét értékkel beszorozhatjuk az összes tétel egységárát (pl. ha 10%-al drágábban, vagy olcsóbban akarjuk a számlát kiállítani)

„Kerekít” több kerekítési mód közül választhatunk, valamint kiválaszthatjuk, hogy melyik ár legyen kerekítve a kiválasztott módszer alapján.

„Készletről hiányzó termékek törlése”, mivel ez egy készletező program, ha egy terméknél azt a paramétert adtuk meg, hogy legyen készletezve, akkor nem adhatunk el belőle abban az esetben, ha nincs belőle készleten. Nincs annál rosszabb, amikor egy 100 tételes számlát azért nem tudunk véglegesíteni, mert néhány termék nincs is készleten. Egyszerűen az összes ilyen terméket törölhetjük a számláról.

„Termék név módosítása” az aktuális tételnél. A terméktörzsben a termékünk egy adott néven szerepel, de jelen esetben más nevet akarunk megadni, mert a vevő ezt kérte, vagy a konkrét esetre ez a név jobban illik stb.