p2mozisoft

Az alkalmazott mindig szeret nyomtatni, és nem mindig azt, ami a cég érdekeit szolgálja (pl. a gyerek meghívóját 1000 példányban, a szomszéd könyvét persze, hogy itt fénymásolja le, stb., az lenne a legjobb, ha sikerülne a cég mellé állítani, megváltoztatni a gondolkodását, stb.). Ha a céges nyomtatási költségek alacsonyak, akkor ez még el is mehet. De ugye ezt inkább a saját nyomtatóján és szabad idejében kellene elvégeznie otthon. Mit tehetünk?
Talán a legfontosabb, hogy legyünk tisztában és vezessük, hogy havi szinten mennyit költöttünk nyomtató kellékanyagra, papírra, mennyit nyomtattunk (szinte az összes nyomtatónak van belső számlálója, ami megmondja, hogy mennyi dokumentum lett eddig kinyomtatva). Ezeket az értékeket havi szinten jegyezzük fel (havi kellék anyag kiadás, vásárolt papír mennyisége, havi papír leltár). Ez fontos lehet költség tervezés szintjén, valamint statisztikai szempontból is. Számolhatunk nyomtatási lap költséget is, ami sokszor nem fog közelíteni a cégek által megjelölt értékekhez.
Próbáljuk meg mérhetővé tenni, hogy ki mennyit nyomtat. Ezt speciális nyomtatókkal (amelyek pinkód bekérése után nyomtatnak csak), vagy speciális nyomtatási sorkezelő programokkal, vagy dokumentumkezelő programokkal tehetjük meg (pl. csak a SharePoint nyomtat egy szerverhez kapcsolt nyomtatóra, azokat a dokumentumokat, amelyek nyomtatásra jóvá lettek hagyva). Sokszor már az segít, ha az alkalmazott tudja, hogy minden nyomtatás visszakövethető, mert például minden nyomtatvány digitális formában automatikusan archiválódik.

Hardver szinten is sokat tudunk spórolni (kérjük szakember tanácsát már beszerzéskor, pl a cég számláit ne egy 8000 forintos hp tintasugaras nyomtatón nyomtassuk ki. Már negyedév alatt behozná az árát egy lézernyomtató ebben az esetben).
Megfelelő nyomtatót válasszunk (tintasugaras, laser, mátrix stb.) Figyeljünk arra is, hogy ha több számítógépről nyomtatunk egy nyomtatóra, akkor egy hálózatos nyomtató is gyorsan behozza az árát (nem kell az adott számítógépnek mindig bekapcsolt állapotban lennie).
Vehetünk laser nyomtatót 20.000 forintért, de 200.000 forintért is. De ne csak a nyomtató árát nézzük meg ilyenkor, hanem azt is, hogy a gyártó szerint mennyire jön ki egy nyomtatás költsége. (pl., ha a 20.000 forintos nyomtatóval 8 forintra jön ki egy lap, a 200.000 forintos esetében 3 forintra, akkor 36000 lap után már megtérül a drágább nyomtató, ami valószínű még gyorsabb is, valamint sok egyéb funkciót is szolgáltat, és nagyobb az élettartama is).

Papír szinten is lehet spórolni. Figyeljünk oda, hogy az olcsóbb papír általában azért olcsóbb, mert gyengébb a minősége. Ha ezért sokszor gyűri be a nyomtató a papírt, több lapot vesz fel egyszerre, akkor sokat nem nyertünk. Ellenőrizzük a papír minőségét, és csak utána vegyünk nagyobb mennyiségben. A helytelen papír tárolás is okozhat gondot (pl. ha nedves helyiségben tároljuk a papírt, akkor könnyen megszívja magát és máshogy viselkedik nyomtatás alatt, tapad, rossz minőségű a nyomtatás stb.
Ha céges dokumentum formátumot használunk, akkor kérjünk árajánlatot nyomdáktól, mert lehet, hogy olcsóbbra jön ki, ha nyomdával nyomtattatjuk rá a céges logót, mint minden dokumentum esetében a helyi nyomtatóval.

Érdemes felmérnünk, hogy milyen költséggel jár nekünk a dokumentumok létrehozása, kezelése, keresése, archiválása – sokan talán azért nem tervezik meg alaposan a dokumentumok kezelését, mert nincsenek tisztában azzal, hogy mennyi pénzt költenek el erre és mit is lehetne spórolni. Spórolás alatt nem csak azt értem, hogy olcsóbb tintával nyomtassunk, hanem, hogy minden, ami felesleges, ami nem termel értéket, azt küszöböljük ki.
Nézzük át, hogy milyen folyamatok lehetnek, és mivel tudnánk ezt kiváltani:

Gondok a létrehozáskor kezdődnek. Sajnos ma még mindig nagyon sok dokumentumot kell kinyomtatnunk, mert csak így fogadják el (pl. digitális számla kibocsátáshoz a befogadó oldalnak is hozzá kell járulnia, hisz ha Ő nem tudja „elolvasni”, akkor nem állíthatunk ki digitális számlát, nem kényszeríthetjük rá vevőinkre egy új technológia bevezetését). Ezt nem tudjuk elkerülni, de mit is tudunk itt megspórolni.

Gondolom nem csak velem fordul elő, hogy a kinyomtatott dokumentumon veszem észre a hibát (ha végig megyünk a munkahelyeken akkor mindjárt látható, hogy hol mennyi ilyen selejt képződik, és hol kell jobban odafigyelni). Érdemes bevezetni, hogy nyomtatás előtt nézzük át ismét, vagy nézessük át mással a dokumentumot (preview). Megadhatunk szabályokat (stílus, tartalom, stb.), amik alapján ellenőrizhetjük, úgymond meózhatjuk szabályok alapján a dokumentumokat. Talán ez plusz munkának tűnik, de nem csak az újranyomtatást ússzuk meg, hanem az olyan kimenő iratokat is, amelyeket nem kellene kiadni helyesírási, tartalmi, vagy csak a cég arculatába nem illeszkedő okok miatt. Valamint sok egyéb hibát is korai szakaszban meg tudunk fogni (pl. rossz árakkal adunk ki árajánlatot)
Néhány tipp:
• Készítsünk saját stílust, és ezt tartsuk be (ez word esetén szinte a legegyszerűbb, módosítsuk a normal.dot-ot, hogy mi legyen az alapértelmezett betűtipus, formázás, fejléc, lábléc stb.).
• Készítsünk dokumentum sablonokat (Word). Hány olyan munkahelyet láttam, ahol mindig az utolsó levelet nyitják meg, kitörlik a tartalmát, és ebben hozzák létre az új levelet – rossz esetben még felül is írva az eredetit. Ha sablont használunk, elkerüljük ezeket a felülírásokat, valamint azt a felesleges munkát, amivel a „tisztogatás” jár. Sokan nem ismerik a sablonokat, pedig csak ki kell törölni az egyedi információkat, majd elmentenünk sablonként és már használhatjuk is új dokumentum létrehozásánál! És ugye ilyenkor mentésnél, majd nem a sablont írjuk felül, hanem ki kell választanunk az elkészült dokumentum nevét.
• Dokumentumhoz adjunk információt (kinek szól, ki hozta létre, témakör, ellenőrizte, stb.). Ezt vagy a dokumentumon belül tároljuk, vagy használjunk iktató programokat, vagy dokumentumkezelő programokat (pl. SharePoint). Legegyszerűbb módja, ha a dokumentum elején, vagy végén készítünk egy táblázatot ezekkel az információkkal.
• Már létrehozáskor gondoljunk a keresésre. Nincs annál rosszabb, amikor meg sem találjuk, azt sem tudjuk mi a neve, hova mentettük. Nahát hozzuk újra létre. Ezt gondos tervezéssel, vagy egy jó program bevezetésével mind ki tudjuk védeni (egy program sem védi ki az ilyen hibákat, ha nem tervezzük meg a folyamatokat, és nem alkalmazunk szabályokat). Nem kell bonyolult dolgokra gondolni (pl. minden levelet a levél\akt hónap vagy levél\ügyfél mappába mentünk stb.)
• Ezek oktatása. Sokat spórolunk meg, ha ezeket egy szabálykönyvben összeollózzuk, így a friss munkaerőnek könnyebben átadható a tudás. De az ellenőrzés ilyenkor sem maradhat el. És ezeket mindig ellenőrizi kell . (nem rég találkoztam a következővel: az alkalmazott panaszkodott, hogy nem tudja használni az Open Office-t, mivel nem ismeri, kiharcolta, hogy neki vegyenek ms officet, ahogy megkapta az office 2007-et, megint jött, hogy Ő ezt sem ismeri, kéri az oktatását – 1. kérhette volna egyből az OpenOfficnak is, 2. nem egy szoftvert kellen megtanulni, hanem funkcionalitást)
• Kerüljük a másolást (Ctrl + C, Ctrl + V). Rengeteg hiba forrása. Ott ahol ez gyakran előfordul, érdemes átnézni a munkafolyamatot és változtatni. Gondoljunk bele, eleve duplikáltan fogunk információt tárolni.

Sokszor csak nyomtatás után derül ki, hogy nem is kellett volna kinyomtatni. A projekt már lezárult, az akinek szól a dokumentum, nem is kéri stb..
Ezt talán azzal tudjuk kikerülni, ha amíg csak lehet digitális formátumban tartunk mindent nyilván, és csak akkor nyomtatunk, amikor már az információt hordozó papír elhagyná a cégünket. Ezt folyamatszervezéssel, valamint célprogramokkal tudjuk támogatni (ezek olyan dokumentumkezelők, amelyek a nyomtatásra megjelölt digitális dokumentumokat egy helyről automatán nyomtatják, esetleg iktatják, borítékolják stb.).

Ha lehet mindent digitálisan archiváljunk, iktassunk. Már kis cégnél is hamar megtérül az a plusz munka, egy ilyen program bevezetésének költsége, szükséges hardver (pl. scanner) bekerülésének összege. Hiszen itt hatalmas kiadások mehetnek el.
Pl. nézzünk egy céget, aki naponta 200-500 számlát állít ki, és ezt archiválja. Napi egy mappa, a számlák lefűzése mondjuk sorszám szerint, az havi 20-25 mappa, éves szinten egy nagy salgó polcot meg is töltenek ezek(300 mappa!!!), kereséskor megtalálni a mappát, majd a mappából a szükséges számlát.Mit nyerünk egy iktató programmal? Gyors keresés(pl. az összes olyan dokumentumot keressük amiben előfordul a magnetofóbia kifejezés), könnyebb archiválás (nem kell félni, hogy leég az irattár, hiszen digitálisan több példányunk is lehet), minőség javítása, jó esetben még statisztikákat is nyerhetünk (ami nagyon fontos)

Karácsonyi ajánlatunk 2009. február 1.-ig, minden megrendelőnknek 20%-os kedvezményt biztosítunk. Megrendelésnél kérjük tüntessék fel a KARÁCSONY2008 kódot…

Miért jó számlázóprogramban kézi bizonylattömböket kezelni? Mindig, minden vállalkozásnál elő fog fordulni, hogy néha napján kézi számlát kell kiállítani, mert nincs nálla a laptopja, áram szünet van stb.
Ebben az esetben viszont el fog csúszni a készlete, hiszen a kézzel kiállított számla nem fogja csökkenteni a program által nyilvántartott készletet, nem fogja látni a kimutatásokban a számla által generált forgalmat stb.
Sokan ilyenkor egy szállítólevéllel korrigálják a készletet, de ebben az esetben ezek a szállítók ki nem számlázottként szerepelnek, nem a megfelelő helyen jönnek a kimutatásokban stb.
Ezért érdemes kézi bizonylatokat számlázóprogramba felrögzíteni. Kérdés ilyenkor két számlánk lesz, vagy egy? Van olyan program, amely a felrögzített bizonylatokat ebben az esetben nem engedi kinyomtatni.
Kézi bizonylatok nyomtathatók, de nem számla formátumban!!

Bizonylattömböknél kell jeleznünk, ha egy bizonylattömb egy kézi tömbnek felel meg. Ekkor ebbe a tömbbe tudunk kézi bizonylatokat felrögzíteni. Sorszámot ilyenkor nekünk kell megadni (ekkor sem lehet két azonos sorszám). Kézi számla rögzítésének módja egyébként teljesen megeggyezik a gépi számla kiállításával.

Mikor érdemes és mire használni a munkalapokat?Ha kimegyünk az ügyfélhez és ott végzünk el munkákat, felszerelést stb. Munkalapot elkészítve az ügyfélnek a munkalapon szereplő termékek lekerülnek készletről. A szerelés alatt kiderül, hogy kevesebb, vagy több terméket kell felhasználnunk, mint a kiírt mennyiség, akkor ezt felvezetjük a munkalapra (ehhez szükséges mezők megvannak a kinyomtatott munkalapon). Az elvégzett munkát felvezetjük (munka mennyisége) szintén a munkalapra, majd az ügyféllel aláíratjuk a munkát.
Visszatérve az ügyféltől, korrigáljuk a programban a munkalapot a munkalapra felvezetett eltérések alapján ( ez módosítja a készletet is, pl. ha többet használtunk fel, vagy visszahoztunk valamit). Majd a korrigált munkalapot tudjuk számlázni…..

Programban lehetőség van Munkalap bizonylattömb(ök) használatára. A bizonylatot hasonlóan kezeli a program, mint a szállítólevelet (készletet egyből lekezeli, árajánlat, rendelés beilleszthető egészben, vagy tételesen).
Viszont a véglegesítés után lehetőségünk van a munkalap korrigálására. Mit értünk ez alatt?
Amikor visszajöttünk a külső munkavégzés helyszínéről, akkor lehetőségünk van a felhasznált termékek mennyiségének módosítására, új termékek felvételére a munkalapra, valamint munkadíjjak felvezetésére (program mindig nyomtat 5 üres mezőt a munkalapra, hogy ezeket már az ügyfélnél fel lehessen írni, valamint egy felhasznált mennyiség oszlopot).

A munkalap csak addig módosítható, amíg ki nem számlázzuk (esetleg szállítólevélre nem tesszük).